Exemplo:

Se o status for "aprovado", enviar e-mail para o cliente.
Se o status for "pendente", registrar no relatório.
Se o valor for maior que R$ 10.000, encaminhar para análise manual.

Se a etapa depende muito de interpretação subjetiva, negociação ou julgamento humano, ela pode até ser parcialmente automatizada, mas exige mais cuidado.

Os dados de entrada são estruturados

Quanto mais organizado for o dado, mais fácil automatizar.

Bons sinais:

• planilhas;
• CSV;
• XML;
• JSON;
• banco de dados;
• formulários padronizados;
• e-mails com layout fixo;
• PDFs sempre no mesmo formato.

Sinais de alerta:

• documentos escaneados com baixa qualidade;
• textos livres;
• e-mails sem padrão;
• PDFs com layouts variados;
• imagens com informações importantes.

Mesmo nesses casos dá para automatizar, mas talvez seja necessário usar OCR, IA ou validação humana.

A etapa acontece em sistemas digitais

RPA é indicado quando a tarefa é feita em computador.

Exemplos:

• ERP;
• CRM;
• sistema web;
• portal de fornecedor;
• planilha;
• e-mail;
• sistema legado;
• aplicativo desktop;
• banco de dados;
• pastas de rede.

Se a etapa envolve papel físico, assinatura manual, conferência presencial ou contato telefônico, talvez seja necessário redesenhar o processo antes.

O processo tem volume alto

Quanto mais casos por dia, maior o retorno.

Exemplo:

• 5 notas fiscais por mês: talvez não compense;
• 500 notas fiscais por dia: forte candidato;
• 10.000 consultas mensais em portal: excelente candidato.

Volume alto é um dos principais gatilhos para priorizar automações.

A tarefa consome muito tempo humano

Mesmo que não tenha volume enorme, pode ser automatizável se toma muito tempo.

Exemplo:

Uma pessoa leva 40 minutos para montar um relatório todo dia. Isso dá mais de 13 horas por mês só nessa tarefa.

Se for uma tarefa simples e recorrente, pode valer bastante a pena.

A etapa tem baixo nível de exceções

Um bom processo para RPA tem poucas variações.

Exemplo bom:

90% dos casos seguem o mesmo fluxo.
10% vão para tratamento manual.

Exemplo ruim:

Cada caso exige uma análise diferente.
Cada cliente tem uma regra própria.
Cada sistema se comporta de um jeito.

RPA pode lidar com exceções, mas quanto mais exceções, maior a complexidade.

A interface do sistema é estável

Se o sistema muda pouco, é melhor para automação.

Bons sinais:

• telas estáveis;
• botões sempre no mesmo lugar;
• campos com nomes fixos;
• APIs disponíveis;
• poucos pop-ups inesperados.

Sinais de risco:

• sistema muda layout com frequência;
• muitos captchas;
• autenticação instável;
• sessões expiram rapidamente;
• campos dinâmicos;
• lentidão frequente.

A tarefa exige copiar, comparar ou transferir dados

Esse é um dos maiores gatilhos para RPA.

Exemplos:

• copiar dados do e-mail para o ERP;
• comparar planilha com sistema;
• consultar CPF/CNPJ em portal;
• baixar comprovantes;
• renomear arquivos;
• mover documentos para pastas;
• preencher dados em formulários.

Se a pessoa está atuando como “ponte” entre sistemas, provavelmente há oportunidade de automação.

A etapa tem regras de validação simples

Exemplo:

Verificar se o CNPJ tem 14 dígitos.
Validar se o valor da nota bate com o pedido.
Conferir se a data de vencimento está dentro do prazo.
Checar se todos os campos obrigatórios foram preenchidos.

Validações objetivas são excelentes para automação.

O processo tem impacto em erro humano

Tarefas manuais repetitivas costumam gerar erro.

Exemplos:

• digitação incorreta;
• esquecimento de anexos;
• envio para destinatário errado;
• cálculo manual;
• troca de arquivos;
• preenchimento incompleto.

Se o erro humano causa retrabalho, multa, atraso ou risco operacional, a automação ganha força.

A etapa não exige criatividade ou relacionamento humano

RPA é melhor para tarefas operacionais, não para atividades humanas complexas.

Bom para automatizar:

• coletar dados;
• validar regras;
• preencher sistemas;
• gerar relatórios;
• enviar notificações;
• organizar arquivos.

Ruim para automatizar totalmente:

• negociação com cliente;
• decisão estratégica;
• atendimento sensível;
• análise subjetiva;
• criação de conteúdo original;
• gestão de conflitos.

Nesses casos, o ideal pode ser automação assistida, onde o robô prepara informações e a pessoa decide.